Charte de Protection des Données Personnelles
Politique de Confidentialité – Collaborateurs
(date de mise à jour : février 2022)
Préambule
Business France, établissement public à caractère industriel et commercial, sis 77 Bd Saint Jacques 75014 PARIS, immatriculé au RCS de Paris sous le numéro 451 930 051, est l’agence nationale au service de l’internationalisation de l’économie française, (ci-après désignée « Business France » ou « Agence »).
Elle est amenée dans le cadre de la gestion de ses collaborateurs à collecter leurs données personnelles, tout au long de leur collaboration avec Business France.
Par collaborateur (ci-après désigné le « Collaborateur ») est visée, toute personne physique exerçant une activité pour le compte de l’Agence Business France et liée soit par un contrat de travail ou une convention de stage avec l’Agence, les bureaux à l’étranger ou les ambassades où Business France est présente, soit une mise à disposition par une entreprise de travail temporaire, ou par la Direction Générale du Trésor ou le Ministère des Affaires Etrangères et du Développement International (VIA).
Dans ce cadre, vous trouverez ci-dessous les engagements en matière de protection des données à caractère personnel de Business France, qui agit en tant que responsable du traitement, pour les traitements de données personnelles évoqués dans la présente charte.
Conscient de l’importance d’assurer la confidentialité des données personnelles, ce document décrit comment Business France, en tant que responsable du traitement, met tout en œuvre pour se mettre en conformité avec le Règlement de Protection des Données Personnelles (Règlement UE 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil de 27 avril 2016).
Business France a désigné un délégué à la protection des données personnelles dont les coordonnées sont les suivantes : https://dpo.businessfrance.fr/
- Cadre de l’utilisation des données
Ci-dessous, Business France vous présente pour les données collectées, les finalités et leurs fondements.
| Quelles catégories de données collectons-nous ? | Pour quelles finalités traitons-nous les données ? | Sur quel fondement traitons-nous vos données ? |
| Etat civil, emplois, qualification, date d’entrée et de sortie, type de contrats, type de population
Pour les travailleurs étrangers : type et numéro de titre valant autorisation de travail |
Registre Unique du Personnel | Obligation légale |
| Nom, prénom, mail, n° de téléphone, adresse, n° de sécurité sociale, n° de matricule, date et lieu de naissance, parcours professionnel, date d’entrée, poste d’affectation, fonction, lieu de travail, nombres d’heures travaillées, informations concernant les congés et les absences, information concernant les arrêts de travail, travailleur handicapé le cas échéant, date de naissance des enfants, centre de coût, rémunération, charges, taux d’imposition individuel, n° de RIB | Gestion administrative du personnel de droit français | Obligation légale
Consentement : travailleur handicapé |
| Nom, prénom, adresse, N° d’identifiant local, n° de matricule, fonction, vie maritale et enfants, salaires, primes, période de paie, Centre de cout, n° de RIB | Gestion administrative de la paie des salariés de droit local (SDL) | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, n° de sécurité sociale, informations concernant les dates d’arrêt de travail, rémunération | Suivi de remboursement effectués par la sécurité sociale | Obligation légale |
| Nom, prénom, fonction, nature de la visite, dates concernant les précédentes visites | Suivi des visites médicales | Obligation légale |
| Nom, prénom, n° de matricule, salaires, primes, période de paie, centre de cout | Contrôle et prévision budgétaire (calcul des provisions) | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, date de naissance, email, nombre de jours de congés et de mission | Gestion des titres restaurant | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, lieu de travail, n° de matricule, genre, date de naissance, date d’embauche, fonction, catégorie, type de contrat et de population, centre de coût | Pilotage des effectifs | Obligation légale |
| Nom, prénom, genre, n° de matricule, nationalité, fonction, date d’entrée, nombre et date de naissance des enfants, rémunération, prime de transport, prime de restauration | Suivi de la masse salariale | Obligation légale |
| Nom, prénom, n° matricule, fonction, nombre et âge des enfants, informations sur les contacts en cas d’urgence, rémunération, contrat de travail | Gestion et suivi des salariés détachés à l’étranger | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, nationalité, titre de séjour | Liste des travailleurs étrangers travaillant pour l’Agence en France (avec un contrat de droit français) – lutte contre le travail dissimulé | Obligation légale |
| Nom, prénom, n° de matricule, fonction, service, ancienneté, langues parlées, compétences professionnelles et extra professionnelles, mobilité, compte personnel de formation | Gestion des entretiens de performance et de développement professionnel | Obligation légale (Article L6315-1 et suivant du Code du Travail) pour l’entretien professionnel
Intérêt légitime pour entretien de performance |
| Nom, prénom, genre, N° de matricule, catégorie et type de contrat, parcours professionnels, historique des formations suivies | Gestion des formations et du plan de développement des compétences | Obligation légale : nom, prénom, genre, matricule, catégorie et type de contrat.
Intérêt légitime : parcours professionnels et historique des formations |
| Nom, prénom, adresse, téléphone mail, CV, centres d’intérêts, photo | Suivi des recrutements et de la mobilité interne | Nom, prénom, CV, mail personnel : intérêt légitime
Age et photo : Consentement (durée de conservation : 2 ans ou durée de présence pour les CDI / CDD) |
| Nom, prénom, n° de matricule, date d’entrée, poste de travail, fonction, lieu de travail | Gestion des mouvements des salariés et des autorisations et habilitations informatiques ainsi que les accès physiques | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, fonction, catégorie, mail, date d’ancienneté | Gestion des élections professionnelles | Obligation légale |
| Nom, prénom, mail, téléphone, date d’entrée / date de sortie, n° abonnement MeyClub, type de contrat, nombre d’enfants de moins de 15 ans | Communications légales au CSE
|
Obligation légale |
| Nom, prénom, mail professionnel, date de naissance, direction de rattachement | Conduite d’enquête Qualité de vie au travail auprès des collaborateurs | Intérêt légitime |
| Nom, prénom, fonction, date d’entrée et rémunération | Gestion et suivi du contrôle interne | Intérêt légitime
|
| Nom, prénom, photo, voix, fonction, affectation | Gestion et organisation d’évènements internes (soirées, évènements sportifs, team building, etc.) | Consentement (durée de conservation : durée de l’évènement) |
| Image | Protection des biens et des personnes (vidéosurveillance des locaux de Paris) | Obligation légale (site ERP St Jacques)
Intérêt légitime : protection des locaux |
| Nom, prénom (collaborateurs et visiteurs), n° de badge attribué et photo (collaborateur BF) | Gestion des accès aux bâtiments | Intérêt légitime
|
| Nom, prénom, fonction et PERMIS + Amendes | Gestion du parc automobile | Intérêt légitime
|
| Nom, prénom, adresse, fonction, service, centre de coût, situation familiale, carte de fidélité A revoir après DF | Gestion des déplacements, ordres de mission et note de frais | Intérêt légitime
sauf carte de fidélité (consentement)
|
| Nom, prénom, photo, mail et téléphone professionnel, fonction, parcours professionnel, décorations, formation | Gestion des biographies des collaborateurs Communication des profils de compétences et mentions des parcours professionnels de collaborateurs à des tiers clients ou partenaires – | Consentement
(durée de conservation : durée de validité des offres commerciales) |
| Nom, prénom, fonction, mail, téléphone | Communication des coordonnées des collaborateurs à des prestataires retenus par l’Agence pour apporter des services opérationnels | Intérêt légitime
|
| Nom, prénom, mail, situation scolaire ou de garde d’enfants, situation sanitaire du salarié par rapport à la crise sanitaire (personne à risque, cas autochtone, cas contact, cas suspect, cas diagnostiqué) | Mise en œuvre d’un dispositif de prévention lié à la gestion d’une crise sanitaire | Intérêt légitime
|
- Durée de conservation des données
Nous conservons vos données personnelles pendant la durée nécessaire au respect des législations et des réglementations applicables, ou pendant une durée définie au regard de nos contraintes opérationnelles, telles que la tenue de notre comptabilité, une gestion efficace du personnel de l’Agence, ainsi que pour faire valoir des droits en justice ou répondre à des demandes de nos ministères de tutelles.
Les données des collaborateurs sont conservées pendant la durée de présence du collaborateur chez Business France, augmentée des prescriptions légales.
Pour les traitements fondés sur un intérêt légitime, les données sont conservées pour les durées permettant d’assurer le respect des obligations légales sociales, fiscales ou réglementaires auxquelles Business France est tenu.
Pour les traitements fondés sur le consentement, les données sont conservées conformément aux indications dans le tableau ci-dessus.
- Accès et transfert de données
C-1 . Accès aux données
Les données à caractère personnel que Business France collecte, de même que celles qui sont recueillies ultérieurement, sont destinées aux différents services de Business France concernés, en particulier celui des Ressources Humaines pour les données liées à l’exécution d’un contrat de travail lorsqu’il y en a un et le cas échéant au(x) bureaux de Business France à l’étranger ou encore aux instances représentatives du personnel et aux organismes fiscaux et sociaux
Business France veille à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Nos prestataires de services peuvent être destinataires de ces données pour réaliser les prestations que nous leur confions. Certaines données personnelles peuvent être adressées à des tiers ou à des autorités légalement habilitées et ce pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou conventionnelles.
Les données à caractère personnel font l’objet d’un rapprochement, d’une mutualisation ou d’un partage entre toutes les entités de Business France. Elles sont communiquées à ces entités pour des finalités visées au A- Cadre de l’utilisation des données. Ces opérations sont réalisées sur la base d’instruments conformes à la réglementation applicable et aptes à assurer la protection et le respect des droits des collaborateurs.
C-2 Transfert de données
Pour certains traitements et lorsque la situation du collaborateur le requiert, nous transférons les données à caractère personnel vers nos bureaux et partenaires situés en Union européenne et en dehors de l’Union européenne.
Chacun de ces transferts est encadré par des instruments juridiques conformes au cadre juridique applicable :
– La Suisse et le Japon bénéficient d’une décision d’adéquation, ce qui signifie que ces pays offrent aux données à caractère personnel des collaborateurs un degré de protection équivalent à celui qui est en cours sur le territoire de l’Union Européenne.
– Les transferts réalisés vers les autres pays (Cameroun, Canada, Etats-Unis, Taïwan, Turquie, Inde, Australie, Chine, Afrique du sud) sont encadrés par une mesure de garantie appropriée : que sont les clauses contractuelles types par la Commission Européenne.
- Les droits des utilisateurs
Le collaborateur peut exercer ses droits en cliquant ICI
ou par courrier postal à l’adresse suivante :
Délégué à la Protection des Données,
Business France,
77 boulevard Saint-Jacques
75014 Paris
Pour ce faire, il doit indiquer clairement ses nom(s) et prénom(s), l’adresse à laquelle il souhaite que la réponse lui soit envoyée.
Par principe, il peut exercer sans frais l’ensemble de ses droits. Concernant le droit d’information, Business France n’aura pas l’obligation d’y donner suite lorsque le collaborateur dispose déjà des informations dont il sollicite la communication.
Business France informera s’il ne peut donner suite aux demandes.
Le non-renseignement ou la modification des données sont susceptibles d’avoir des conséquences dans le traitement de certaines demandes dans le cadre de l’exécution des relations contractuelles.
La demande au titre de l’exercice des droits du collaborateur sera conservée à des fins de suivi.
Droit à l’information :
Le collaborateur reconnait que la présente Charte l’informe des finalités, du cadre légal, des intérêts, des destinataires ou catégories de destinataires avec lesquels sont partagées ses données personnelles, et de la possibilité d’un transfert de données vers un pays tiers.
En plus de ces informations et dans l’objectif de garantir un traitement équitable et transparent de ses données, il déclare avoir reçu des informations complémentaires concernant :
– la durée de conservation de ses données personnelles.
– l’existence des droits qui sont reconnus à son bénéfice et des modalités de leur exercice.
Si Business France décidait de traiter des données pour des finalités autres que celles indiquées, toutes les informations relatives à ces nouvelles finalités lui seraient communiquées.
Droit d’accès et à la rectification des données :
Le collaborateur dispose du droit d’accéder et de faire rectifier ses données personnelles auprès de Business France en cliquant ICI ou par écrit Délégué à la Protection des Données – Business France – 77, boulevard Saint Jacques – 75014 Paris
A ce titre, le collaborateur a la confirmation que ses données personnelles sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, dispose de l’accès à ses données ainsi qu’aux informations concernant :
– Les finalités du traitement.
– Les catégories de données personnelles concernées.
– Les destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers.
– Lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée.
– L’existence du droit de demander la rectification ou l’effacement de ses données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de ses données personnelles, du droit de s’opposer à ce traitement.
– Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
– Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées.
– L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.
Le collaborateur peut demander que ses données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
Droit à l’effacement et à la limitation des données – droit à l’opposition aux traitements :
Le collaborateur peut demander l’effacement de ses données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
– Les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– Le collaborateur retire le consentement préalablement donné ;
– Le collaborateur s’oppose au traitement de ses données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légal audit traitement ;
– Le traitement de données personnelles n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la réglementation applicable.
Néanmoins, l’exercice de ce droit ne sera pas possible lorsque la conservation des données personnelles est nécessaire au regard de la législation ou de la réglementation et notamment par exemple pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
Le collaborateur peut demander la limitation du traitement de ses données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.
Le collaborateur peut s’opposer à un traitement de données personnelles le concernant lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime du responsable du traitement ou lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.
Autres droits :
Le collaborateur a droit à la portabilité de ses données. Les données sur lesquelles peut s’exercer ce droit sont :
– Uniquement ses données personnelles ce qui exclut les données personnelles anonymisées ou les données qui ne le concerne pas.
– Les données personnelles déclaratives ainsi que les données personnelles de fonctionnement.
– Les données personnelles qui ne portent pas atteinte aux droits et libertés de tiers telles que celles protégées par le secret des affaires.
Ce droit est limité aux traitements basés sur le consentement ou sur un contrat ainsi qu’aux données personnelles que le collaborateur a personnellement générées. Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par Business France.
Lorsque les traitements de données sont fondés sur le consentement du collaborateur, celui-ci peut le retirer à n’importe quel moment. Business France cesse alors de traiter ses données à caractère personnel sans que les opérations antérieures ne soient remises en cause.
Le collaborateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Cnil sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.
Le collaborateur a la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès et ce auprès d’un tiers de confiance, certifié et chargé de faire respecter la volonté du défunt, conformément aux exigences du cadre juridique applicable.
Les données à caractère personnel des collaborateurs, sont communiquées à Business France pour l’exécution de ses prestations de services et de ses procédures d’achat, dans le cadre de la mission de service public de Business France, définie par le Décret n° 2014-1571 du 22 décembre 2014 relatif à l’agence Business France.
- Hébergement des données
Business France a pris des mesures physiques, techniques et organisationnelles nécessaires pour
assurer la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité de vos données personnelles, en particulier afin de les protéger contre la destruction, la perte, le vol, les destructions accidentelles, l’altération ou encore les accès non autorisés.
Les données collectées et utilisées par Business France pour compte de tiers sont hébergées en France (note : pour des raisons de réplication ou d’équilibrage de charge, des données personnelles chiffrées pourraient être répliquées temporairement dans un autre pays de l’UE).